[REPOSICION] Como uso GTD en Evernote para mis tareas.

Como seres humanos que vivimos en sociedad, nos enfrentamos a la realización de un gran numero de tareas a lo largo de nuestra vida, ya sean por obligación o por pasión. Si no queremos que nos colapsen, que nos hagan “navegar sin rumbo”, necesitamos un sistema de gestión que nos permita una planificación a nuestros objetivos de vida.

Igualmente en menor nivel, en nuestros proyectos geomaticos, surgen una gran numero de actividades que es necesario tener al menos apuntadas con su plazo de ejecución o bien su seguimiento de analisis del cumplimiento de su persona responsable.


Resulta que hay ocasiones, en las que olvidamos cierta tarea, comprar cierto producto en el supermercado o determinado item en un proyecto. Todo ello por confiar en nuestro cerebro o bien porque no teníamos nuestro libreta o lista a la mano, o entre los diferentes papeles no la hemos visto.
Yo para evitar estos inconvenientes utilizo la aplicación Evernote y el sistema de gestion de tareas GTD (Getting Things Done) 
¿Que es GTD?. GTD es un sistema de gestión de tareas inventado por David Allen que se basa en la torre de bandejas clasificadoras, para alojar las carpetas y documentos que teníamos (y algunos siguen teniendo) en la mesa del despacho.

bandejas-apilables-con-carpetas

Asi, la clasificación de bandejas es la siguiente:

1.- Entrada.– Se alojaran todas las notas, ideas y tareas nuevas.
2.- Acciones próximas.- En esta bandeja estarán las tareas a hacer, carpetas de proyecto, procesos en ejecución…
3.- En espera.- Tareas y acciones que dependen o bien de otra tarea o de la decisión de una tercera persona
4.- Algún Día.– Tareas y acciones que no tienen la importancia inmediata para su realización.

Con el auge de las tecnologías y la movilidad a la hora de ejecución de nuestras actividades laborales, este sistema de organización por bandejas, desde un punto de vista convencional, deja de ser efectivo porque requiere de una ubicación fisica. Tenemos que ir al punto donde lo tenemos para hacer el chequeo.
En mi vida diaria utilizo una tablet, un portátil y un móvil-smartphone. De todos ellos intento sacarles el máximo provecho posible, así si por ejemplo tengo una idea o cinco minutos para hacer una llamada, necesito que todos ellos estén sincronizados para acceder, no solo en el listín de contactos y calendario (que lo tengo solucionado con google) sino también en mis tareas y notas.
Para ello hay varias aplicaciones, pero para mis necesidades he considerado Evernote, la cual en su versión gratuita se adapta muy bien a mis exigencias. Lo principal es que evernote realiza esta sincronización de manera automática, duplicando la nota si hay algún conflicto de fechas.
Evernote aparte de la bondad de la sincronización, es un gestor de tareas que se pueden organizar mediante libretas. Dispone de pluggins para poder capturar cualquier link, texto, archivo o fotografía y hacer una nota.

La clasificación por libretas se puede asemejar a las carpetas del método GTD. Quizás, lo ideal sería que tuviera la posibilidad de crear subcarpetas, a modo de estructura de directorios en Windows, pero no es posible por lo que hay que adaptarlas mediante un prefijo numérico. Yo lo he hecho así.

En la actualidad, mi GTD con Evernote se encuentra estructurado de la siguiente forma:

Evernote - Gestor Tareas Topografía - Juan Toro

A modo práctico, mi forma de trabajar es la siguiente:

1.- Al menos por la mañana o por la noche, reviso las libretas o carpetas para ver las notas o tareas a realizar,
2.- Observo las entradas y las traslado a las otras carpetas, según su importancia.
3.- Reviso el resto de libretas y traslado a “Acciones próximas” las notas que tengo que realizar de manera inmediata, así como a las otras libretas en función de su importancia.
4.- En el tiempo que esté trabajando me pongo a su realización. Si sufriera cualquier distracción, puedo volver de manera inmediata a la tarea, ya que la tengo escrita.
5.- Toda tarea que haya finalizado, la borro.
6.- En los tiempos que aprovecho para leer en cualquier dispositivo, buscando información, si me surge algo interesante, lo “hago nota” y lo alojo en la entrada.

No se si será el mejor sistema de organización, ya que todos tienen sus benefactores y detractores. Considero que el mejor GTD es el que adaptas a tus necesidades.
Lo que si veo beneficioso es que llevo “una vida estructurada, con papeles los justos”, de tal forma que todo aquello que sea propenso a olvidar lo apunto en el dispositivo que más al alcance tenga (generalmente el móvil) y así puedo acceder a ello en cualquier momento al estar sincronizado.

Fuentes, referencias, para más información:
– Getting Things Done.-
– Empezar con Evernote
– Cómo implementar mi GTD con Evernote.-
– Pautas para implementar GTD con Evernote.-

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Acerca de Juan Toro

Asesor Técnico Comercial en Eptisa TI para GIS y Mapping GPS Trimble - Social Media & Community Manager Freelance - En continua búsqueda de actividades y retos, para desarrollar mi experiencia, tanto personal como profesional.
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